Checklist 44 Đầu Mục Chuẩn Bị Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính & Rà Soát Thuế [Cập Nhật 2026]

Mỗi kỳ kiểm toán Báo cáo tài chính (BCTC) và quyết toán thuế cuối năm luôn là thử thách lớn đối với bộ phận kế toán cũng như Ban lãnh đạo doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, khoa học từ trước không chỉ giúp kiểm toán viên và đoàn thanh tra làm việc nhanh chóng, mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các rủi ro bị xuất toán chi phí, truy thu thuế GTGT, TNDN hay phạt vi phạm hành chính.

Dưới đây là danh mục 44 đầu mục chứng từ, hồ sơ và bảng kê chi tiết do đội ngũ Kế toán trưởng tại VTA Solutions tổng hợp, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cũng như Hộ kinh doanh chủ động đối soát 100% mức độ sẵn sàng trước kỳ kiểm toán.

I. Nhóm Hồ sơ Pháp lý & Cơ chế Quản trị Doanh nghiệp (Mục 1 – 8)

• [01] Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD): Bản sao y công chứng kèm theo tất cả các lần đăng ký thay đổi bổ sung (vốn điều lệ, ngành nghề, đại diện pháp luật).
• [02] Điều lệ công ty & Quy chế tài chính nội bộ: Bao gồm quy chế quản lý chi tiêu, quy chế định mức công tác phí, thưởng và chính sách tài chính của doanh nghiệp.
• [03] Biên bản họp & Nghị quyết HĐQT / ĐHĐCĐ / HĐTV: Các biên bản họp phê duyệt kế hoạch tài chính, chia cổ tức, vay vốn ngân hàng, tăng giảm vốn hoặc đầu tư tài sản lớn.
• [04] Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần / Sổ đăng ký thành viên: Kèm theo chứng từ chứng minh các thành viên/cổ đông đã góp đủ 100% vốn điều lệ đúng hạn.
• [05] Thông báo mã số thuế & Đăng ký sử dụng HĐĐT: Mẫu TB01/AC chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Cơ quan Thuế.
• [06] Mẫu con dấu & Đăng ký Chữ ký số (Token): Hồ sơ chứng minh chữ ký số hợp lệ và còn thời hạn hiệu lực trong suốt kỳ báo cáo.
• [07] Hợp đồng thuê trụ sở / văn phòng / nhà xưởng: Kèm theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chủ nhà & chứng từ thanh toán tiền thuê, hóa đơn GTGT tiền thuê.
• [08] Biên bản kiểm tra/thanh tra thuế, Báo cáo kiểm toán các năm trước: Để đối chiếu việc khắc phục các sai sót và điều chỉnh số dư đầu kỳ.

II. Nhóm Quản lý Tiền mặt & Tiền gửi Ngân hàng (Mục 9 – 14)

• [09] Sổ quỹ tiền mặt (TK 111): Sổ chi tiết thu/chi tiền mặt xếp theo thứ tự thời gian kèm toàn bộ Phiếu thu, Phiếu chi có đủ chữ ký.
• [10] Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt: Lập vào thời điểm 24h00 ngày 31/12 có đầy đủ chữ ký của Đại diện DN, Kế toán trưởng và Thủ quỹ.
• [11] Sổ tiền gửi ngân hàng (TK 112): Tách biệt chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng (VND và ngoại tệ).
• [12] Sổ phụ ngân hàng & Sao kê chi tiết: Trọn bộ 12 tháng của tất cả các tài khoản thanh toán mở tại Ngân hàng thương mại.
• [13] Thư xác nhận số dư tài khoản ngân hàng: Xác nhận số dư tiền gửi tại ngày 31/12 do Ngân hàng chính thức đóng dấu phát hành.
• [14] Bảng tính chênh lệch tỷ giá ngoại tệ: Đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ (USD, EUR...) cuối năm tài chính theo tỷ giá Vietcombank.

III. Nhóm Công nợ Phải thu - Phải trả & Dự phòng (Mục 15 – 22)

• [15] Sổ chi tiết Phải thu khách hàng (TK 131) & Phải trả nhà cung cấp (TK 331): Phân loại rõ ràng tuổi nợ ngắn hạn và dài hạn.
• [16] Biên bản đối chiếu công nợ 31/12: Đã ký xác nhận và đóng dấu tròn với 100% đối tác mua bán có số dư lớn.
• [17] Hồ sơ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293): Thư đòi nợ, biên bản xác nhận nợ quá hạn, bằng chứng đối tác giải thể/phá sản.
• [18] Hợp đồng kinh tế mua bán sỉ/lẻ: Kèm theo Phụ lục hợp đồng, Biên bản giao hàng, Biên bản nghiệm thu & Biên bản thanh lý.
• [19] Sổ theo dõi tạm ứng nhân viên (TK 141): Biên bản thanh toán tạm ứng, chứng từ hóa đơn đính kèm của các khoản chưa hoàn ứng.
• [20] Hồ sơ Vay & Cho vay (TK 128, 341): Hợp đồng vay vốn ngân hàng/cá nhân, khế ước nhận nợ, chứng từ nộp/nhận lãi vay.
• [21] Hồ sơ Giao dịch liên kết (Nghị định 132/2020/NĐ-CP): Bảng kê thông tin giao dịch liên kết Mẫu 01, Hồ sơ quốc gia (Local file) và Hồ sơ tập đoàn (Master file).
• [22] Biên bản đối chiếu công nợ nội bộ: Giữa Công ty mẹ với Công ty con, các Chi nhánh và Đơn vị hạch toán phụ thuộc.

IV. Nhóm Hàng tồn kho, Tài sản cố định & Chi phí trả trước (Mục 23 – 31)

• [23] Sổ chi tiết Nguyên vật liệu, Hàng hóa, Thành phẩm (TK 152, 153, 155, 156): Khớp đúng số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán.
• [24] Bảng tổng hợp Xuất - Nhập - Tồn kho: Cả năm tài chính chi tiết theo từng mã sản phẩm, vật tư.
• [25] Biên bản kiểm kê hàng tồn kho ngày 31/12: Đánh giá phân loại hàng tồn kho chậm luân chuyển, hư hỏng, hết hạn sử dụng.
• [26] Hồ sơ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294): Bảng tính giá trị thuần có thể thực hiện được & báo giá thị trường.
• [27] Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Đăng ký hoặc lưu tại DN đối với các doanh nghiệp sản xuất, gia công chế biến.
• [28] Sổ tài sản cố định (TK 211, 213) & Thẻ TSCĐ: Ghi nhận nguyên giá, năm đưa vào sử dụng và vị trí lắp đặt.
• [29] Bảng trích khấu hao TSCĐ: Tính toán theo đúng khung thời gian khấu hao quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.
• [30] Hồ sơ biến động TSCĐ trong năm: Hóa đơn mua máy móc, Tờ khai Hải quan nhập khẩu, Biên bản bàn giao, Biên bản thanh lý TSCĐ.
• [31] Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn/dài hạn (TK 242): Kèm theo hợp đồng sửa chữa, công cụ dụng cụ xuất dùng, hóa đơn GTGT.

V. Nhóm Thuế & Nghĩa vụ Ngân sách Nhà nước (Mục 32 – 38)

• [32] Tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý: Kèm theo Bảng kê hóa đơn đầu vào, Bảng kê hóa đơn đầu ra và Tờ khai điều chỉnh bổ sung KHBS.
• [33] Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN): Đầy đủ Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Phụ lục chuyển lỗ 03-2A, Phụ lục ưu đãi thuế.
• [34] Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN): Phụ lục 05-1BK, 05-2BK, 05-3BK chi tiết tiền lương và giảm trừ gia cảnh.
• [35] Tờ khai thuế Nhà thầu nước ngoài (FCT): Chứng từ khấu trừ thuế nhà thầu đối với dịch vụ mua từ Google, Meta, Microsoft, đối tác nước ngoài.
• [36] Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước: Chứng từ nộp tiền qua Cổng eTax Mobile / Ngân hàng của tất cả các loại thuế GTGT, TNDN, TNCN, Môn bài.
• [37] Bảng đối chiếu nghĩa vụ thuế với NSNN: Xác nhận số thuế đã nộp, số thuế còn nợ hoặc nộp thừa trên hệ thống Cổng thông tin Cục Thuế.
• [38] Hồ sơ hoàn thuế / miễn giảm thuế (nếu có): Quyết định hoàn thuế, biên bản kiểm tra trước hoàn thuế của Cơ quan Thuế.

VI. Nhóm Lao động Tiền lương, BHXH & Bộ BCTC (Mục 39 – 44)

• [39] Quy chế lương thưởng, Thỏa ước lao động tập thể: Hợp đồng lao động chính thức / thử việc của toàn bộ cán bộ công nhân viên.
• [40] Bảng chấm công & Bảng thanh toán tiền lương 12 tháng: Kèm theo Ủy nhiệm chi chuyển khoản trả lương ngân hàng hoặc ký nhận tiền mặt.
• [41] Bảng đối chiếu đóng Bảo hiểm xã hội (C12-TS): Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN do cơ quan BHXH xác nhận hàng tháng.
• [42] Hồ sơ Đăng ký Mã số thuế cá nhân & Người phụ thuộc: Mẫu đăng ký người phụ thuộc 02/ĐK-NPT-TNCN kèm chứng từ chứng minh quan hệ nhân thân.
• [43] Bảng cân đối tài khoản phát sinh (TK 111 đến 911): Kiểm tra tính cân đối 100% giữa Tổng Nợ và Tổng Có của tất cả các tài khoản.
• [44] Bộ Báo cáo Tài chính hoàn chỉnh: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ & Thuyết minh BCTC chuẩn Thông tư 133 hoặc Thông tư 200.