Tác giả & Đội ngũ Kiểm duyệt Pháp lý:
Trần Thị Thanh Hải - Kế toán trưởng VTA Solutions (13 năm kinh nghiệm kế toán – thuế) · Cập nhật: 01/10/2026
Từ 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025) và Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026. Các hướng dẫn cũ theo Nghị định 123/Thông tư 78 không còn là căn cứ cho hóa đơn xử lý từ thời điểm này. Bài viết giúp kế toán chọn đúng cách xử lý cho từng loại sai sót trong 1 phút.
⚡ Trả lời nhanh
- Sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ… nhưng đúng MST, số tiền, thuế suất, hàng hóa: không lập lại hóa đơn, chỉ thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Sai MST, tên hàng, số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, tiền thuế: chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Người mua là doanh nghiệp/tổ chức: hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi điều chỉnh/thay thế. Người mua là cá nhân: thông báo cho người mua hoặc công bố trên website người bán (nếu có).
- Nhiều hóa đơn sai cùng một người mua trong cùng tháng: được lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu: dùng hóa đơn thay thế.
1. Bảng chọn nhanh cách xử lý theo loại sai sót
| Loại sai sót | Cách xử lý | Hồ sơ đi kèm |
|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua; sai số tiền bằng chữ; nội dung khác không ảnh hưởng MST, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế | Không lập lại hóa đơn | Thông báo cho người mua + Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế |
| Sai MST người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế | Văn bản thỏa thuận (người mua là tổ chức) |
| Nhiều hóa đơn cùng sai sót, cùng người mua, cùng tháng | 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn | Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT |
| Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Lập hóa đơn thay thế | — |
| Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu (ô tô, xe máy, nhà đất…) | Lập hóa đơn thay thế | Văn bản thỏa thuận (nếu người mua là tổ chức) |
| Hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế lại tiếp tục sai | Tiếp tục xử lý theo đúng hình thức đã chọn lần đầu | Như lần xử lý trước |
2. Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: ghi thế nào cho đúng?
| Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế | |
|---|---|---|
| Dòng chữ bắt buộc | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” | “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” |
| Cách ghi số liệu | Chỉ ghi phần chênh lệch: dấu dương nếu tăng, dấu âm nếu giảm | Ghi lại toàn bộ nội dung đúng thay cho hóa đơn sai |
| Khi nên dùng | Sai một phần số liệu, cần giữ hóa đơn gốc; điều chỉnh do chiết khấu, trả lại hàng… | Sai nhiều nội dung, hóa đơn máy tính tiền, tài sản phải đăng ký quyền sở hữu |
⚠️ Lưu ý quan trọng
Đã chọn điều chỉnh thì các lần sai sau của cùng hóa đơn tiếp tục điều chỉnh; đã chọn thay thế thì tiếp tục thay thế. Không trộn lẫn hai hình thức trên cùng một hóa đơn gốc.
3. Quy trình 4 bước xử lý hóa đơn sai sót
Đối chiếu với bảng ở mục 1: sai sót không ảnh hưởng số tiền/thuế (chỉ cần 04/SS-HĐĐT) hay sai chỉ tiêu tài chính (điều chỉnh/thay thế).
Áp dụng khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức: ghi rõ nội dung sai và cách xử lý, hai bên ký số. Người mua là cá nhân: thông báo trực tiếp hoặc công bố trên website.
Ký số, gửi cơ quan thuế (cấp mã nếu là hóa đơn có mã) và gửi cho người mua. Nhiều hóa đơn cùng sai trong tháng: kèm Bảng kê 01/BK-ĐCTT.
Rà soát lại tờ khai GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế; lưu văn bản thỏa thuận cùng bộ chứng từ để giải trình khi kiểm tra.
💡 Tránh bị phạt
Chậm gửi thông báo hoặc xử lý sai hóa đơn có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP). Xem chi tiết mức phạt tại bài Nghị định 310/2025: siết chặt mức phạt hóa đơn điện tử.
4. Câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn sai sót
❓ 1. Hóa đơn ghi sai địa chỉ người mua có phải lập lại không?
Không. Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua (hoặc số tiền bằng chữ) mà đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa, người bán không phải lập lại hóa đơn; chỉ thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
❓ 2. Hóa đơn sai mã số thuế người mua thì xử lý thế nào?
Người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn.
❓ 3. Nhiều hóa đơn cùng sai cho một khách hàng có phải xử lý từng tờ không?
Không bắt buộc. Nếu nhiều hóa đơn của cùng người mua có cùng sai sót trong cùng tháng, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
❓ 4. Hóa đơn máy tính tiền lập sai được điều chỉnh không?
Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, người bán xử lý bằng hóa đơn thay thế.
❓ 5. Nghị định 123/2020 còn áp dụng để xử lý hóa đơn sai sót không?
Từ 01/7/2026, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP; quy trình xử lý sai sót được hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
📚 Đọc thêm trên VTA Solutions
VTA Accountant AI đối soát hóa đơn đầu ra với dữ liệu cơ quan thuế để phát hiện sớm hóa đơn lập sai; kế toán VTA tư vấn chọn hình thức điều chỉnh/thay thế, soạn văn bản thỏa thuận và lập Mẫu 04/SS-HĐĐT đúng Thông tư 91/2026.
🛡️ Nguồn Trích Dẫn Pháp Lý (đối chiếu ngày 01/10/2026)
- Thư Viện Pháp Luật – Bổ sung quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập từ 01/7/2026 theo Thông tư 91
- Thư Viện Pháp Luật – Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế NĐ 123 và NĐ 70
- Tạp chí Thuế – Hải quan – Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo các quy định mới
- FAST – Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót từ 01/7/2026 (Điều 10 TT 91/2026)
- einvoice – Hướng dẫn xử lý HĐĐT lập sai từ 01/7/2026 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Bài viết mang tính tham khảo. Chính sách thuế, BHXH thay đổi thường xuyên — vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ VTA trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
-
▸
Nghị định 310/2025/NĐ-CP: Siết chặt mức phạt chậm nộp tờ khai và hóa đơn điện tử
Phân tích chi tiết Nghị định 310/2025/NĐ-CP áp dụng từ 16/01/2026: Khung phạt tiền lũy tiến lập hóa đơn sai thời điểm, k...
-
▸
Hướng dẫn giải trình lập hóa đơn sai thời điểm (lệch ngày) theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP
Cẩm nang hướng dẫn kế toán xử lý 3 khung phạt, soạn công văn giải trình và áp dụng nguyên tắc phạt gộp khi xuất hóa đơn
-
▸
Hệ Số K Là Gì? Công Thức Tính & 5 Cách Kiểm Soát Rủi Ro Hóa Đơn Thuế [Cập Nhật 2026]
Hướng dẫn chi tiết khái niệm Hệ số K rủi ro hóa đơn của cơ quan thuế, công thức tính K theo từng ngành nghề, mức rủi ro...
-
▸
Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Với Người Nộp Thuế Rủi Ro Cao: Doanh Nghiệp Cần Làm Gì?
Hướng dẫn chi tiết Công văn 6621/CT-QLTT và Thông tư 91/2026/TT-BTC về chức năng ngừng sử dụng hóa đơn đối với người nộp thuế rủi ro cao, 11 trường hợp bị khóa hóa đơn và quy trình giải trình tiếp tục sử dụng.
Dịch vụ kế toán doanh nghiệp trọn gói
Giải pháp kế toán thuế toàn diện cho SME: kiểm soát hệ số K hóa đơn, hoàn thiện sổ sách chuẩn mực và bảo vệ số liệu khi quyết toán thuế.