Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Điện Tử Từ 01/7/2026: Khi Nào Lập, Cấp Cho Ai Theo Nghị Định 254?

Ngày đăng: · Cập nhật: · Tác giả: Trần Thị Thanh Hải

Từ 01/7/2026 Nghị định 254/2026 thay NĐ 123 và NĐ 70: khi nào phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, lập cho ai, nội dung bắt buộc và quy trình 5 bước.

Tác giả & Đội ngũ Kiểm duyệt Pháp lý:

Trần Thị Thanh Hải - Kế toán trưởng VTA Solutions (13 năm kinh nghiệm kế toán – thuế) · Cập nhật: 01/10/2026

✓ Theo NĐ 254/2026

Rất nhiều tài liệu đang lưu hành vẫn hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021. Tuy nhiên, từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Đồng thời Nghị định 253/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng khấu trừ 10% đối với thu nhập vãng lai. Bài viết tổng hợp những gì kế toán tiền lương cần làm đúng từ nay.

⚡ Trả lời nhanh

  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải là chứng từ điện tử có chữ ký số của tổ chức trả thu nhập (bắt buộc từ 01/6/2025, tiếp tục áp dụng theo NĐ 254/2026).
  • Thời điểm lập: tại thời điểm khấu trừ thuế; dữ liệu chứng từ gửi cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
  • Lao động không ký HĐ hoặc HĐ dưới 3 tháng: lập cho mỗi lần khấu trừ, hoặc lập 1 chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm nếu cá nhân yêu cầu.
  • Lao động ký HĐ từ 3 tháng trở lên: chỉ lập 1 chứng từ trong một năm tính thuế.
  • Cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức: tổ chức không phải lập chứng từ khấu trừ (Điều 24 NĐ 254/2026).
  • Ngưỡng khấu trừ 10% với thu nhập vãng lai: từ 5 triệu đồng/lần trở lên (trước đây 2 triệu đồng), áp dụng từ 01/7/2026 theo NĐ 253/2026.

1. Mốc thay đổi pháp lý kế toán cần nắm

Thời điểmVăn bảnNội dung chính
01/6/2025Nghị định 70/2025/NĐ-CPBắt buộc chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử; dừng dùng chứng từ giấy tự in/đặt in
01/7/2026Nghị định 254/2026/NĐ-CPThay thế NĐ 123/2020 và NĐ 70/2025; quy định lại thời điểm lập, đối tượng lập, trường hợp không phải lập chứng từ
01/7/2026Nghị định 253/2026/NĐ-CPHướng dẫn Luật Thuế TNCN 2025; nâng ngưỡng khấu trừ 10% với thu nhập vãng lai lên 5 triệu đồng/lần

⚠️ Lưu ý quan trọng

Các bài đăng mạng xã hội dẫn chiếu “Nghị định 123/2020 & Thông tư 78/2021” cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ đã hết hiệu lực đối với nghiệp vụ phát sinh từ 01/7/2026. Hồ sơ, quy chế nội bộ và mẫu email gửi người lao động nên cập nhật căn cứ mới để tránh bị đánh giá sai khi thanh tra.

2. Khi nào phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Trường hợpCó phải lập chứng từ?Cách lập
Cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐ dưới 3 tháng, bị khấu trừ 10%CóLập cho mỗi lần khấu trừ, hoặc 1 chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm khi cá nhân yêu cầu
Cá nhân ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên, có khấu trừ thuế theo biểu lũy tiếnCóChỉ lập 1 chứng từ trong một năm tính thuế
Cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế TNCN thayKhôngTổ chức quyết toán thay theo mẫu 05/QTT-TNCN
Khoản chi vãng lai dưới 5 triệu đồng/lần (từ 01/7/2026)Thường không phát sinhKhông thuộc diện khấu trừ 10% nên không có số thuế khấu trừ để lập chứng từ

Thư Viện Pháp Luật lưu ý phân biệt hai khái niệm: “lập” chứng từ (nghĩa vụ của tổ chức tại thời điểm khấu trừ, gửi dữ liệu cho cơ quan thuế) và “cấp” chứng từ (giao chứng từ cho cá nhân khi có nhu cầu, ví dụ để tự quyết toán thuế).

3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gồm các nội dung:

  • Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức trả thu nhập.
  • Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của người nhận thu nhập.
  • Quốc tịch của người nhận thu nhập (nếu không phải quốc tịch Việt Nam).
  • Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và số thu nhập còn được nhận.
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
  • Chữ ký số của tổ chức trả thu nhập.

4. Quy trình 5 bước lập & gửi chứng từ điện tử

Bước 1: Rà soát danh sách người nhận thu nhập

Tách nhóm HĐ từ 3 tháng (lập 1 chứng từ/năm), nhóm vãng lai (lập theo lần hoặc gộp theo năm) và nhóm đã nộp giấy ủy quyền quyết toán (không lập).

Bước 2: Khấu trừ thuế đúng ngưỡng mới

Với thu nhập vãng lai, từ 01/7/2026 chỉ khấu trừ 10% khi chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên theo NĐ 253/2026.

Bước 3: Lập chứng từ trên phần mềm và ký số

Sử dụng phần mềm chứng từ điện tử đáp ứng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế; ký bằng chữ ký số của tổ chức.

Bước 4: Gửi dữ liệu cho cơ quan thuế trong ngày

Dữ liệu chứng từ phải được chuyển cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập.

Bước 5: Cấp cho người lao động & lưu trữ

Gửi file chứng từ qua email/Zalo khi cá nhân yêu cầu; lưu trữ cùng bảng lương và hồ sơ quyết toán.

5. Những lỗi kế toán hay mắc phải

  • Vẫn phát hành chứng từ giấy hoặc file PDF không có chữ ký số.
  • Tiếp tục khấu trừ 10% cho các khoản chi từ 2 đến dưới 5 triệu đồng sau 01/7/2026, khiến người lao động bị khấu trừ thừa.
  • Lập chứng từ cho người đã ủy quyền quyết toán, gây trùng dữ liệu khi quyết toán.
  • Thiếu mã số thuế/số định danh của người nhận, chứng từ bị cơ quan thuế từ chối.
  • Sửa trực tiếp chứng từ đã gửi cơ quan thuế thay vì xử lý theo quy trình chứng từ điện tử lập sai tại NĐ 254/2026.

6. Câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

❓ 1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc phải là bản điện tử không?

Có. Từ 01/6/2025 tổ chức trả thu nhập phải dùng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Từ 01/7/2026 nghiệp vụ này thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

❓ 2. Nhân viên chính thức xin chứng từ khấu trừ giữa năm có được cấp không?

Với lao động ký HĐ từ 3 tháng trở lên, NĐ 254/2026 quy định tổ chức chỉ lập 1 chứng từ khấu trừ trong một năm tính thuế. Vì vậy khi nhân viên cần chứng từ (ví dụ nghỉ việc giữa năm để tự quyết toán), kế toán nên lập một chứng từ duy nhất cho toàn bộ thu nhập đã trả và số thuế đã khấu trừ trong năm, không lập nhiều chứng từ rời rạc.

❓ 3. Cộng tác viên nhận 3 triệu đồng/lần có phải khấu trừ 10% và lập chứng từ không?

Từ 01/7/2026, khoản chi dưới 5 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký HĐLĐ hoặc HĐ dưới 3 tháng không thuộc diện khấu trừ 10% theo NĐ 253/2026, nên không phát sinh số thuế khấu trừ để lập chứng từ. Cá nhân vẫn tự chịu trách nhiệm quyết toán nếu thuộc diện phải quyết toán.

❓ 4. Nhân viên đã ủy quyền quyết toán thì có cần chứng từ khấu trừ không?

Không. Theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

📚 Đọc thêm trên VTA Solutions

🧾 Phát Hành Chứng Từ TNCN Điện Tử Cùng VTA

VTA Accountant AI hỗ trợ lập hàng loạt chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ bảng lương, ký số, gửi dữ liệu cho cơ quan thuế và gửi bản cho người lao động qua email/Zalo. Đội ngũ kế toán VTA rà soát ngưỡng khấu trừ theo NĐ 253/2026 trước khi phát hành.

Hotline/Zalo: 0989 862 706 | Website: vtaviet.com
Xem Phần Mềm Kế Toán Chat Zalo Với Kế Toán VTA

🛡️ Nguồn Trích Dẫn Pháp Lý (đối chiếu ngày 01/10/2026)

Bài viết mang tính tham khảo. Chính sách thuế, BHXH thay đổi thường xuyên — vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ VTA trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.

📚 Bài viết cùng chủ đề nên đọc:
Dịch vụ kế toán liên quan

Dịch vụ kế toán doanh nghiệp trọn gói

Giải pháp kế toán thuế toàn diện cho SME: kiểm soát hệ số K hóa đơn, hoàn thiện sổ sách chuẩn mực và bảo vệ số liệu khi quyết toán thuế.

Tư vấn dịch vụ kế toán doanh nghiệp

Bài viết liên quan