Quy trình quyết toán thuế TNDN và TNCN cuối năm tài chính năm 2026

1. Chuẩn bị dữ liệu và Hồ sơ Báo cáo tài chính

• Hoàn thiện sổ sách: Kiểm tra, đối chiếu toàn bộ số liệu kế toán và khóa sổ tài chính.
• Lập Báo cáo tài chính: Lập trọn bộ Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.
• Phân loại chi phí: Tách biệt chi phí kế toán và chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN (loại bỏ các khoản chi phí không có hóa đơn điện tử hợp lệ, vượt định mức...).

2. Lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN)

Doanh nghiệp thực hiện kê khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc qua phần mềm HTKK:

• Chọn tờ khai chính: Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN).
• Đính kèm các phụ lục bắt buộc: Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu 03-1A/TNDN), Phụ lục chuyển lỗ (Mẫu 03-2/TNDN - nếu có), Phụ lục ưu đãi thuế (Mẫu 03-3/TNDN - nếu có).
• Xác định chỉ tiêu điều chỉnh: Điều chỉnh tăng/giảm tổng thu nhập chịu thuế tại các Chỉ tiêu B trên tờ khai (chuyển đổi từ lợi nhuận kế toán sang thu nhập tính thuế TNDN).

3. Nộp Tờ khai và Nộp tiền thuế phát sinh

• Ký số và gửi tờ khai: Xuất file XML từ HTKK và ký số gửi qua cổng eTax.
• Nộp tiền thuế chênh lệch: Nếu tổng số thuế TNDN cả năm lớn hơn tổng số thuế đã tạm nộp 4 quý, doanh nghiệp nộp phần chênh lệch thiếu vào Kho bạc Nhà nước.
• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính (ngày 31/03/2027).

1. Phân loại đối tượng và Thu thu thập hồ sơ ủy quyền

• Đối tượng ủy quyền: Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, làm việc đến cuối năm và chỉ có thu nhập duy nhất tại đây. Thu thập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN theo Thông tư 89/2026/TT-BTC).
• Đối tượng tự quyết toán: Người lao động không đủ điều kiện ủy quyền. Doanh nghiệp thực hiện cấp Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để họ tự làm thủ tục.

2. Lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN)

• Bảng kê 05-1/BK-TNCN: Dành cho cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên (bao gồm cả nhóm ủy quyền và không ủy quyền).
• Bảng kê 05-2/BK-TNCN: Dành cho cá nhân lao động thời vụ dưới 3 tháng hoặc cá nhân không cư trú.
• Bảng kê 05-3/BK-TNCN: Danh sách người phụ thuộc đã giảm trừ trong năm (áp dụng mức 6,2 triệu/tháng).

3. Nộp Tờ khai và Xử lý chênh lệch số liệu tiền thuế

• Nộp nộp thiếu: Doanh nghiệp nộp thêm số tiền thuế còn thiếu vào ngân sách.
• Nếu nộp thừa: Số tiền thuế nộp thừa của cá nhân ủy quyền được bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế.
• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (31/03/2027).

1. Các hồ sơ, phụ lục bắt buộc phải nộp kèm Tờ khai 03/TNDN

• Phụ lục I: Thông tin về quan hệ liên kết và giao dịch liên kết.
• Phụ lục II: Danh mục các thông tin, tài liệu cần báo cáo tại Hồ sơ quốc gia (Local file).
• Phụ lục III: Danh mục các thông tin, tài liệu cần báo cáo tại Hồ sơ tập đoàn toàn cầu (Master file).
• Phụ lục IV: Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia (CbCR - dành cho tập đoàn đa quốc gia).

2. Khống chế trần Chi phí lãi vay (Khoản 3 Điều 16 Nghị định 132/2020/NĐ-CP)

• Mức khống chế trần: Tổng chi phí lãi vay ròng (sau khi trừ lãi tiền gửi, tiền cho vay) được trừ khi tính thuế TNDN không vượt quá 30% EBITDA (Tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh + Chi phí lãi vay ròng + Chi phí khấu hao).
• Chuyển chi phí lãi vay vượt trần: Phần chi phí lãi vay vượt mức 30% không được trừ này được theo dõi riêng và chuyển sang các năm tiếp theo nếu năm đó chưa vượt trần 30%. Thời gian chuyển liên tục không quá 05 năm (điền phần vượt trần vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai 03/TNDN).
• Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp phải hoàn thiện Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết (Local file & Master file) trước thời điểm nộp tờ khai quyết toán thuế năm.

1. Điều kiện để chi phí trích trước được tính là Chi phí hợp lý được trừ

Căn cứ Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC):

• Doanh nghiệp bị thua lỗ trong năm tài chính thì KHÔNG ĐƯỢC trích lập quỹ dự phòng tiền lương.
• Mức trích lập tối đa không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện của năm đó (Tổng tiền lương thực tế đã chi trả tính đến ngày 31/03/2027).

2. Cách xử lý số liệu trên Tờ khai 03/TNDN và Thời hạn chi trả

• Khi trích lập cuối năm: Chi phí trích trước hợp lệ (≤ 17% quỹ lương thực hiện) được tính trực tiếp vào chi phí được trừ trên Báo cáo tài chính, không cần điều chỉnh tăng/giảm trên chỉ tiêu B4.
• Thời hạn chi trả năm sau: Doanh nghiệp phải chi trả hết khoản tiền lương dự phòng này chậm nhất là ngày 30/06 của năm tài chính tiếp theo.
• Xử lý nếu chi không hết: Đến ngày 30/06 năm sau nếu chưa chi hết, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn nhập tính giảm chi phí tiền lương (hoặc tăng thu nhập chịu thuế) của năm sau.